Kodėl danai dirba mažiau, o pasiekia daugiau?
Kai pirmą kartą išgirdau, kad Danijoje žmonės vidutiniškai dirba 37 valandas per savaitę ir vis tiek yra tarp produktyviausių Europoje, atrodė kaip kažkoks paradoksas. Kaip tai įmanoma? Gyvename pasaulyje, kur daugelis Lietuvos verslininkų ir vadovų vis dar tiki, kad ilgesnės darbo valandos automatiškai reiškia geresnius rezultatus. Tačiau danų patirtis rodo visai ką kita.
Danijos produktyvumo fenomenas nėra atsitiktinumas ar geografinė palaima. Tai sistemingo požiūrio į darbo organizavimą, prioritetų nustatymo ir – svarbiausia – darbuotojų gerovės vertinimo rezultatas. Danijoje niekas nesididžiuoja tuo, kad dirbo iki vėlaus vakaro ar atsakinėjo į el. laiškus savaitgalį. Priešingai, tai būtų laikoma prastos laiko valdymo ženklu.
Lietuvos įmonėse situacija dažnai kitokia. Susitikimai be aiškios darbotvarkės, nuolatiniai pertraukimai, chaotiška užduočių skirstymo sistema – visa tai kainuoja brangiai. Ne pinigais, o laiku ir energija, kurie galėtų būti panaudoti kur kas produktyviau.
Hygge principas versle: kai darbo aplinka tampa produktyvumo varikliu
Danai turi žodį „hygge” (tariama „hiugė”), kuris neturi tiesioginio vertimo į lietuvių kalbą. Tai jaukumo, komforto ir gerovės jausmas. Ir nors dažniausiai šis terminas asocijuojamas su namų aplinka, žvakėmis ir šiltomis antklodėmis, danai šį principą taiko ir darbe.
Tai nereiškia, kad danų biuruose visi geria kakavą ir žaidžia stalo futbolą. Hygge versle – tai aplinka, kurioje žmonės jaučiasi saugūs, vertinami ir gali susikaupti darbui. Lietuvoje dažnai matome atviras erdves, kur triukšmas ir nuolatiniai trukdžiai yra norma. Danijoje gi suprantama, kad žmonėms reikia erdvės giliam darbui.
Viena Vilniaus IT įmonė, su kuria teko bendrauti, įdiegė „tyliosios valandos” principą – nuo 10 iki 12 val. niekas neorganizuoja susitikimų, nesiuntinėja skubių žinučių, nebent tikrai kritinė situacija. Rezultatai? Per du mėnesius programuotojų produktyvumas išaugo 23 procentus. Paprasta, bet veiksminga.
Užduočių prioritetizavimas: daniškas „mindre” požiūris
Danų kalboje yra žodis „mindre”, reiškiantis „mažiau”. Ir tai filosofija, kuri persmelkia visą jų darbo kultūrą. Mažiau susitikimų, mažiau el. laiškų, mažiau bereikšmių užduočių. Bet kaip tai pritaikyti praktiškai?
Danijoje plačiai naudojamas principas, kurį galėtume pavadinti „trijų dalykų taisykle”. Kiekvienas darbuotojas kiekvieną dieną turėtų turėti ne daugiau kaip tris pagrindines užduotis. Ne dešimt, ne penkias – tris. Tai nereiškia, kad dirbama mažiau, bet tai reiškia, kad yra aiškus fokusas.
Lietuvos įmonėse dažnai matau priešingą situaciją. Vadovas per rytinį susitikimą išdalina dešimt „prioritetinių” užduočių. Bet jei viskas prioritetinė, tai iš tikrųjų nieko nėra prioritetinė. Rezultatas? Darbuotojai blaškosi, pradeda daug dalykų, bet užbaigia mažai.
Praktinis patarimas: pradėkite nuo savęs. Rytą, prieš tikrindami el. paštą, užsirašykite tris svarbiausias dienos užduotis. Ne tas, kurios greičiausios ar lengviausios, bet tas, kurios tikrai pastumiа verslą į priekį. Ir tik po to žiūrėkite į viską kita.
Susitikimų kultūra: kodėl danai nekenčia bereikšmių pasitarimų
Jei yra viena sritis, kur Danijos ir Lietuvos įmonės labiausiai skiriasi, tai susitikimų kultūra. Danijoje susitikimas be aiškios darbotvarkės ir konkretaus tikslo yra beveik neįsivaizduojamas dalykas. O Lietuvoje? Kiek kartų esate dalyvavę susitikime, kurio metu galvojote: „Tai galėjo būti el. laiškas”?
Danų požiūris į susitikimus yra radikaliai paprastas: jei po susitikimo nebus priimtas joks sprendimas arba nenumatytas konkretus veiksmas, susitikimas nereikalingas. Taškas. Be to, danai laikosi griežtos taisyklės – susitikimai prasideda lygiai laiku ir baigiasi lygiai laiku. Jei susitikimas suplanuotas 30 minučių, po 30 minučių jis baigiasi, net jei ne visos temos aptartos.
Vienas Kauno gamybos įmonės vadovas papasakojo, kaip jie pertvarkė susitikimų sistemą pagal danų principus. Pirmiausia, visi susitikimai turėjo turėti aiškią darbotvarkę, išsiųstą bent dieną prieš. Antra, kiekvienas susitikimas turėjo „savininką” – asmenį, atsakingą už rezultatą. Trečia, susitikimų trukmė buvo sumažinta nuo valandos iki 25 minučių (taip, ne 30, o 25 – psichologiškai veikia geriau).
Rezultatas? Per ketvirtį įmonė sutaupė apie 200 darbo valandų, kurios buvo panaudotos produktyviai veiklai. O svarbiausia – darbuotojai pradėjo jaustis, kad jų laikas vertinamas.
Skaitmeninių įrankių daniškas panaudojimas
Danijoje yra labai išvystyta skaitmeninė infrastruktūra, bet įdomiausia ne tai, kokius įrankius jie naudoja, o kaip juos naudoja. Lietuvoje dažnai matau įmones, kurios turi dešimtis skirtingų programų ir platformų, bet niekas iš tikrųjų nežino, kaip jas efektyviai naudoti.
Danų požiūris – minimalus, bet maksimaliai efektyvus įrankių rinkinys. Viena užduočių valdymo sistema, viena komunikacijos platforma, viena dokumentų saugykla. Ir svarbiausia – aiškios taisyklės, kaip ir kada ką naudoti.
Pavyzdžiui, daugelis danų įmonių naudoja principą „asinchroninės komunikacijos”. Tai reiškia, kad ne visa komunikacija turi vykti realiu laiku. El. laiškai skaitomi tam tikru dienos metu (pavyzdžiui, 9 val., 13 val. ir 16 val.), o ne nuolat. Skubios žinutės siunčiamos tik tikrai skubiais atvejais per tam tikrą kanalą (pavyzdžiui, Slack), o viską kita galima aptarti vėliau.
Viena Klaipėdos logistikos įmonė įdiegė tokią sistemą ir pastebėjo, kad darbuotojų streso lygis sumažėjo, o produktyvumas išaugo. Kodėl? Nes žmonės galėjo susikaupti savo užduotims, o ne nuolat šokinėti tarp skirtingų komunikacijos kanalų.
Autonomija ir pasitikėjimas: danų darbo kultūros pagrindas
Čia prasideda tikrasis iššūkis daugeliui Lietuvos įmonių. Danijoje vadovai pasitiki savo darbuotojais. Tai ne tuščias šūkis, o reali praktika. Darbuotojai patys sprendžia, kaip ir kada atlikti savo užduotis, jei tik rezultatai pasiekiami.
Lietuvoje vis dar stipri mikrovaldymo kultūra. Vadovai nori žinoti, ką darbuotojas daro kiekvieną minutę, kiek laiko praleidžia prie kompiuterio, kada ateina ir išeina. Bet ar tai tikrai svarbu? Danai klausia kitaip: ar darbas atliktas kokybiškai ir laiku? Jei taip, tai kaip tai buvo padaryta – darbuotojo reikalas.
Žinoma, autonomija be atsakomybės neveikia. Danijoje autonomija eina koja kojon su aiškiais rezultatų matavimais ir atskaitomybe. Darbuotojai žino, ko iš jų tikimasi, ir turi laisvę pasirinkti geriausią būdą tai pasiekti.
Viena Vilniaus rinkodaros agentūra įdiegė „rezultatais pagrįstą darbo modelį” – darbuotojams nebesvarbu, kiek valandų jie dirba, svarbu, ar pasiekti sutarti rezultatai. Pradžioje buvo baimių, kad žmonės pradės tingėti, bet įvyko priešingai. Produktyvumas išaugo, o darbuotojų pasitenkinimas pašoko į viršų. Kodėl? Nes žmonės jautėsi vertinami už savo indėlį, o ne už prisėdėtą laiką biure.
Balansas tarp darbo ir gyvenimo: ne prabanga, o būtinybė
Danija nuosekliai užima pirmąsias vietas pagal darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyrą. Ir tai ne atsitiktinumas. Danai supranta, kad išsekęs, pervargęs darbuotojas yra neproduktyvus darbuotojas.
Lietuvoje vis dar gyvuoja nuostata, kad jei nori sėkmės, turi aukoti savo asmeninį gyvenimą. Dirbti vakarais, savaitgaliais, atostogų metu atsakinėti į el. laiškus – tai tarsi sėkmės požymiai. Bet danų patirtis rodo, kad tai trumpalaikė strategija, vedanti į perdegimą ir žemą produktyvumą.
Praktiškai tai reiškia kelias konkrečias taisykles. Pirma, darbo valandos yra darbo valandos. Po jų – asmeninis laikas. Danijoje vadovas, siunčiantis el. laiškus darbuotojams 22 val. vakaro, būtų žiūrimas kaip į žmogų su problemomis, o ne kaip į atsidavusį lyderį.
Antra, atostogos yra šventa. Danijoje niekas nesigiria, kad nepaėmė atostogų arba atostogų metu dirbo. Priešingai, atostogos yra būtinos pailsėti ir atsinaujinti. Ir kai darbuotojas grįžta iš atostogų, jis tikrai produktyvesnis.
Viena Lietuvos įmonė, kuri įdiegė „teisę atsijungti” politiką (niekas nesitikima, kad darbuotojai atsakys į žinutes po 18 val. ar savaitgaliais), po pusmečio pastebėjo įdomų dalyką. Ne tik darbuotojų pasitenkinimas išaugo, bet ir produktyvumas. Kodėl? Nes žmonės, kurie tinkamai ilsisi, dirba efektyviau.
Nuo teorijos prie praktikos: kaip pradėti keistis šiandien
Gerai, visa tai skamba puikiai, bet kaip realiai pradėti diegti šiuos principus Lietuvos įmonėje? Nereikia bandyti pakeisti visko iš karto – tai kelias į nesėkmę. Geriau pradėti nuo mažų, bet konkretų žingsnių.
Pirmas žingsnis – išanalizuokite, kur švaistomas laikas jūsų įmonėje. Paprašykite darbuotojų savaitę fiksuoti, kiek laiko jie praleidžia susitikimuose, kiek laiko dirba produktyvų darbą, kiek laiko praleidžia skaitydami el. laiškus. Rezultatai gali būti šokiruojantys, bet tai puikus atspirties taškas.
Antras žingsnis – pradėkite nuo susitikimų kultūros. Tai paprasčiausia sritis, kur galima greitai pamatyti rezultatus. Įveskite taisyklę: kiekvienas susitikimas turi turėti darbotvarkę ir aiškų tikslą. Jei to nėra, susitikimas atšaukiamas. Pradžioje bus pasipriešinimo, bet po kelių savaičių žmonės pradės vertinti savo laiką.
Trečias žingsnis – sukurkite „gilaus darbo” laiko bloką. Pavyzdžiui, nuo 10 iki 12 val. niekas neorganizuoja susitikimų, nesiunčia skubių žinučių. Tai laikas sutelkti dėmesį į sudėtingas užduotis. Pradėkite nuo vienos dienos per savaitę, paskui plėskite.
Ketvirtas žingsnis – pradėkite matuoti rezultatus, o ne laiką. Užuot klausę „kiek valandų dirbai?”, klauskite „ar pasiekei suplanuotus rezultatus?”. Tai reikalauja aiškesnio tikslų nustatymo, bet ilgalaikėje perspektyvoje duoda neįkainojamą naudą.
Penktas žingsnis – investuokite į darbuotojų gerovę. Tai ne prabanga, o investicija į produktyvumą. Ar jūsų biure yra vieta, kur žmonės gali ramiai padirbėti? Ar yra galimybė pailsėti? Ar darbuotojai jaučiasi vertinami?
Viena svarbi pastaba – šie pokyčiai turi prasidėti nuo viršaus. Jei vadovas ir toliau siunčia el. laiškus vidurnaktį, organizuoja susitikimus be darbotvarkės ir tikisi, kad darbuotojai bus prieinami 24/7, jokios taisyklės nepadės. Lyderystė pavyzdžiu – ne tuščias posakis, o būtinybė.
Kai produktyvumas tampa kultūra, o ne tikslu
Po kelių mėnesių bendraudamas su įvairiomis Lietuvos įmonėmis, kurios bando pritaikyti danų produktyvumo principus, pastebėjau įdomų dalyką. Sėkmingiausios yra tos, kurios supranta, kad tai ne vienkartinis projektas, o kultūros pokytis. Negali tiesiog įdiegti kelių taisyklių ir tikėtis, kad viskas pasikeis.
Danų produktyvumo paslaptis slypi ne kokiuose nors stebuklinguose metoduose ar technologijose. Ji slypi požiūryje – į darbuotojus, į laiką, į rezultatus. Kai įmonė pradeda vertinti žmonių laiką ir energiją kaip ribotas išteklius, kai supranta, kad ilgalaikė sėkmė priklauso nuo tvaraus tempo, o ne nuo trumpalaikių sprintų, tuomet ir prasideda tikras pokytis.
Lietuvos įmonės turi unikalią galimybę. Mes galime mokytis iš danų patirties, bet pritaikyti ją mūsų kontekste. Mums nereikia kopijuoti visko akla – reikia paimti principus ir adaptuoti juos pagal savo poreikius. Galbūt jūsų įmonėje „tyliosios valandos” turėtų būti kitokiu laiku, galbūt jums reikia kitokio susitikimų formato. Svarbiausia – pradėti klausti teisingus klausimus.
Ar šis susitikimas tikrai būtinas? Ar ši užduotis tikrai prioritetinė? Ar mano darbuotojai turi pakankamai laiko ir erdvės produktyviam darbui? Ar aš vertinu rezultatus, ar tik prisėdėtą laiką? Šie klausimai gali atrodyti paprasti, bet atsakymai į juos gali transformuoti visą jūsų verslo veikimą.
Danai neturi jokios magiškos formulės. Jie tiesiog supranta, kad produktyvumas – tai ne kiek daug dirbi, o kaip protingai dirbi. Ir kai šis supratimas tampa įmonės kultūros dalimi, rezultatai ateina savaime. Gal laikas ir mums pradėti mąstyti panašiai?
